TRANSFORMASI DIGITAL: Peran Pemilik, Pemimpin Eksekutif, Manajer, Supervisor, dan Staff dalam Menciptakan Dampak Positif, Bernilai, dan Berkesan
Transformasi digital adalah proses penting bagi organisasi untuk tetap kompetitif di era teknologi yang terus berkembang. Artikel ini mengkaji peran krusial yang dimainkan oleh pemilik, pemimpin eksekutif, manajer, supervisor, dan staff dalam mencapai perubahan positif yang berdampak optimal. Melalui pemahaman yang jelas tentang tanggung jawab masing-masing pemangku kepentingan, organisasi dapat mengukir sejarah perubahan yang berkesan dan berkelanjutan. Transformasi digital mengacu pada integrasi teknologi digital ke dalam semua aspek bisnis, yang mengubah cara organisasi beroperasi dan memberikan nilai kepada pelanggan. Proses ini tidak hanya tentang adopsi teknologi baru, tetapi juga mencakup perubahan budaya, operasional, dan struktural. Artikel ini membahas bagaimana peran pemilik, pemimpin eksekutif, manajer, supervisor, dan staff secara kolektif bilamana transformasi digital telah disadari bersama menjadi salah satu jalur sukses yang akan ditempuh dan berpotensi menciptakan dampak positif yang signifikan. Disertai studi kasus pada Rumah Sakit ABC –(nama samaran)-, dengan pembahasan didasarkan pada situasi normatif suatu perusahaan, yang tentunya situasi ini dapat berbeda antar perusahaan. (Widiyas Hidhayanto, 2024)
Peran Pemilik (Owner)
Bilaman transformasi digital telah disadari dan dipilih sebagai salah satu jalur sukses yang akan ditempuh, maka pemilik perusahaan memiliki tanggung jawab utama dalam mendukung transformasi digital. Mereka harus menyediakan visi strategis dan sumber daya yang diperlukan untuk perubahan ini. Pemilik juga perlu menunjukkan komitmen jangka panjang terhadap proses transformasi dengan menetapkan tujuan yang jelas dan realistis. Selain itu, mereka harus menciptakan budaya yang mendukung inovasi dan perubahan, mendorong seluruh organisasi untuk terbuka terhadap teknologi baru dan cara kerja yang lebih efisien.
Peran Pemimpin Eksekutif (C-level)
Pemimpin eksekutif atau C-level, dalam hal ini pada posisi CEO, CFO, CIO, COO, atau posisi C-level lainnya yang relevan dan terkait. Mereka adalah penggerak utama dalam transformasi digital. Mereka bertanggung jawab untuk mengartikulasikan visi transformasi digital dan mengkomunikasikannya kepada seluruh organisasi. Pimpinan eksekutif harus memastikan bahwa visi ini diterjemahkan ke dalam strategi yang konkret dan actionable. Mereka juga perlu menjadi contoh dalam penggunaan teknologi dan mempromosikan budaya digital. Selain itu, pimpinan eksekutif sebaiknya membangun tim eksekutif-eksekusi yang kompeten yang dapat mengelola dan memimpin proyek-proyek transformasi digital hingga terealisasi nyata menjadi bernilai manfaat positif dan berkesan.
Peran Manajer
Manajer memiliki peran penting dalam menerjemahkan visi dan strategi transformasi digital ke dalam tindakan operasional. Mereka harus mengidentifikasi area di mana teknologi dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Manajer juga perlu memimpin tim mereka dalam mengadopsi alat dan proses digital baru, memastikan bahwa semua anggota tim mendapatkan pelatihan yang diperlukan. Selain itu, manajer harus memantau kemajuan transformasi dan mengukur dampaknya terhadap kinerja bisnis.
Peran Supervisor
Supervisor berfungsi sebagai penghubung antara manajer dan staff. Mereka memainkan peran penting dalam memastikan bahwa perubahan digital diterapkan dengan efektif di tingkat operasional. Supervisor harus mendukung staff dalam penggunaan teknologi baru, memberikan bimbingan dan solusi atas masalah yang muncul. Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa prosedur operasional yang baru diikuti dan target kinerja tercapai. Supervisor perlu memotivasi staff untuk beradaptasi dengan perubahan dan meningkatkan keterampilan digital mereka.
Peran Staff
Staff adalah pelaksana utama dalam transformasi digital. Mereka perlu mengadopsi teknologi dan proses baru dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Untuk berhasil, staff harus terbuka terhadap perubahan, belajar keterampilan baru, dan berpartisipasi aktif dalam pelatihan yang disediakan. Mereka juga harus memberikan umpan balik tentang implementasi teknologi baru, yang dapat digunakan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan. Keberhasilan transformasi digital sangat bergantung pada keterlibatan dan komitmen seluruh staff.
Kerjasama Antar Pemangku Kepentingan
Untuk mencapai transformasi digital yang sukses, kerjasama antar pemangku kepentingan adalah kunci. Pemilik, pemimpin eksekutif, manajer, supervisor, dan staff harus bekerja sama secara sinergis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Komunikasi yang efektif, transparansi, dan dukungan penuh dari semua tingkat organisasi sangat penting. Dengan bekerja sama, masing-masing pemangku kepentingan dapat memastikan bahwa transformasi digital tidak hanya membawa perubahan teknologi tetapi juga memperkuat budaya perusahaan dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Studi Kasus: Transformasi Digital di Rumah Sakit ABC
Rumah Sakit ABC –(nama samaran)-, sebuah rumah sakit terkemuka, berhasil melakukan transformasi digital yang signifikan dengan melibatkan semua pemangku kepentingan. Pemilik rumah sakit yang dimotori oleh pemegang saham pendiri melalui dewan komisaris dalam RUPS menginisiasi pembahasan tentang visi strategis yang mencakup peningkatan kualitas pelayanan melalui adopsi teknologi digital dilengkapi dengan berbagai argumen rasional berbasis data yang akurat dan kuat. Pembahasan yang mengerucut hingga terbentuk kesepakatan bersama untuk mengalokasikan anggaran yang memadai dan mendukung inisiatif ini dengan komitmen penuh.
CEO rumah sakit dibantu oleh CFO dan COO mengembangkan strategi digital yang terperinci, termasuk implementasi rekam medis elektronik (EMR), telemedicine, dan sistem manajemen rumah sakit (HMS). Mereka mengkomunikasikan visi ini kepada seluruh manajer, supervisor, dan staf untuk memastikan setiap departemen memahami tujuan transformasi dan memiliki keyakinan penuh untuk berkomitmen memberikan kontribusi pada transformasi digital yang akan dijalankan. Hal tersebut ditindaklajuti oleh para Manajer dari berbagai departemen seperti IT, pelayanan, penunjang, keuangan, sarana-prasarana, dan sumber daya manusia berkolaborasi untuk mengidentifikasi kebutuhan teknologi dan memilih solusi yang tepat. Mereka mengurai proses bisnis dan aktivitas yang perlu dilakukan perbaikan lebih ringkas, menggali pola aktivitas dan komposisi sumber daya yang efektif dan efisien, sampai dengan mencapai kesimpulan teknologi seperti apa yang dibutuhkan dan pada titik-titik mana akan dimulainya implementasi teknologi tersebut. Beragam risiko dan skenario dibahas bersama SPI/Audit Internal, Komite Medik, Komite Keperawatan, dan Komite Risiko, selanjutnya disampaikan kepada para pimpinan eksekutif (C-level) untuk menakar seberapa besar risk tolerance yang akan diambil dan bagaimana manajemen risiko dijalankan dalam transformasi digital.
Hasil keputusan bersama para pimpinan eksekuitf (C-level), para manajer, dan komite selanjutnya ditindaklanjuti pada level teknis dengan membentuk tim eksekutif-ekskusi untuk memulai merumuskan cetak biru peta jalur transformasi digital yang didalamnya memuat tentang arsitektur sistem informasi perusahaan secara keseluruahan, mulai dari aspek desain sistem, aplikasi, data, infrastruktur, keamanan, dan berbagai aspek lain yang penting dan fundamental. Pada titik-titik dimana perlu dilakukan manajemen perubahan, terutama yang terkait dengan tugas, fungsi, pola kerja, budaya, dan perubahan aktivitas rutin, maka tim eksekutif-eksekusi berkoordinasi dengan para manajer, terutama manajer personalia, pendidikan, dan pelatihan untuk mempersiapkan para supervisor dan staff terkait untuk berbagai pelatihan dalam rangka penyesuaian peran, tugas, fungsi, pola kerja, dan teknis penggunaan sistem baru sampai dengan uji sistem untuk memastikan integrasi teknologi berjalan lancar. Setiap tahapan diuji dan dikaji kembali apakah dapat dilanjutkan atau perlu dilakukan perbaikan atau penyesuaian. Setiap umpan balik dinilai suatu hal yang berharga sebagai peluang perbaikan untuk memperkuat kahandalan sistem.
Supervisor mendukung staff dalam transisi ke sistem baru. Mereka menyediakan panduan harian, menjawab pertanyaan, dan menyelesaikan masalah yang muncul. Supervisor juga memotivasi staff untuk mengadopsi teknologi dengan menunjukkan manfaat langsung dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Staff di semua tingkat berpartisipasi aktif dalam pelatihan dan mengadopsi teknologi baru dalam praktik kerja mereka. Mereka memberikan umpan balik yang berguna tentang implementasi teknologi, membantu menyempurnakan sistem untuk efisiensi yang lebih baik.
Hasilnya, Rumah Sakit ABC meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat proses, mengurangi waktu tunggu pasien, meningkatkan kapasitas layanan tanpa penambahan investasi alat medis, ruangan, dan rekrutmen pegawai baru. Selain itu juga meningkatkan akurasi rekam medis, coding, dan kelengkapan data, baik untuk klaim penagihan jaminan pasien, maupun untuk kepentingan adminsitratif, analisa, dan pelaporan lainnya, baik internal maupun eksternal. Transformasi yang dilakukan juga menjadi basis pondasi implementasi lebih lanjut untuk layanan telemedicine dan robotika. Transformasi digital ini tidak hanya meningkatkan kualitas pelayanan tetapi juga memperkuat reputasi rumah sakit sebagai inovator dalam bidang kesehatan.
Kesimpulan
Transformasi digital adalah proses kompleks yang membutuhkan keterlibatan aktif dari seluruh pemangku kepentingan. Pemilik, pemimpin eksekutif, manajer, supervisor, dan staff memiliki peran yang unik namun saling melengkapi dalam menciptakan perubahan positif. Dengan komitmen, kerjasama, dan komunikasi yang efektif, organisasi dapat mencapai transformasi digital yang sukses dan berkesan. Perubahan ini tidak hanya membawa manfaat teknologi tetapi juga memperkuat budaya organisasi dan meningkatkan daya saing di pasar global. Rumah Sakit ABC adalah contoh nyata bagaimana transformasi digital yang melibatkan semua pemangku kepentingan dapat menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas pelayanan dan efisiensi operasional.
Widiyas Hidhayanto
widiyas_hid@yahoo.com
Principal Consultant WIDINA management
Strategy, Costing, Finance, Accounting, Operation, Kaizen-Lean, Marketing, Information System
NEXT EVENTS