Aspek Kritikal dalam Manajemen Logistik pada Fasilitas Pelayanan Kesehatan di Era JKN
Manajemen logistik pada fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes) merupakan elemen fundamental untuk menjamin kelancaran operasional dan keberlanjutan pelayanan kepada pasien. Dalam konteks Program Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) yang saat ini telah mencakup 98% penduduk Indonesia, fasilitas kesehatan menghadapi tantangan signifikan, terutama dalam pengelolaan logistik. Pola pembayaran dari BPJS Kesehatan, yang menggunakan sistem casemix dengan tarif InaCBG untuk layanan rawat inap, tarif paket per kunjungan untuk rawat jalan di rumah sakit, dan sistem kapitasi untuk layanan primer, memerlukan strategi manajemen yang cermat. Salah satu tantangan utama adalah kesenjangan waktu antara tanggal pelayanan, persetujuan klaim, dan pembayaran, sementara penyediaan logistik dan kewajiban pembayaran kepada pemasok harus tetap dipenuhi tepat waktu. Selain itu, kondisi geografis Indonesia, yang bervariasi mulai dari wilayah perkotaan hingga daerah terpencil, menambah kompleksitas logistik. Artikel ini membahas aspek kritikal dalam manajemen logistik, dengan fokus pada tantangan akses pengiriman, lead time, pengendalian penggunaan material, serta efisiensi dalam pemilihan bahan dan pemasok. (Widiyas Hidhayanto, 2024)
- Tantangan Jangkauan Akses Pengiriman dan Lead Time
Indonesia memiliki wilayah geografis yang luas dan beragam, dengan kontur dan letak daerah yang sangat bervariasi, mulai dari wilayah perkotaan yang terjangkau hingga daerah terpencil yang sulit diakses. Kondisi ini menciptakan tantangan khusus dalam manajemen logistik pada fasyankes, terutama terkait pengiriman barang dan lead time.
Pengiriman logistik ke fasyankes yang terletak di daerah terpencil sering kali menghadapi kendala infrastruktur, seperti jalan yang sulit dilalui, cuaca ekstrem, dan kurangnya transportasi yang memadai. Hal ini menyebabkan lead time, atau waktu tunggu antara pemesanan dan penerimaan barang, menjadi lebih lama dibandingkan dengan fasyankes yang berada di wilayah perkotaan. Kondisi ini diperparah oleh ketidakmerataan distribusi barang, di mana beberapa wilayah tidak memiliki distributor yang memadai sehingga pengiriman harus dilakukan dari kota besar atau pusat logistik yang jauh.
Dalam menghadapi tantangan ini, fasyankes perlu memiliki strategi pengelolaan logistik yang fleksibel dan berbasis pada perencanaan yang matang. Kerjasama dengan penyedia logistik pihak ketiga (third-party logistics) yang memiliki jaringan distribusi yang luas dan terpercaya dapat menjadi solusi untuk menjangkau wilayah-wilayah yang sulit. Selain itu, perencanaan kebutuhan barang secara lebih proaktif dan prediktif juga dapat membantu mengurangi risiko keterlambatan, dengan mempertimbangkan faktor cuaca dan kondisi transportasi yang sering tidak menentu.
- Pengendalian Penggunaan Material dan Pemilihan Pemasok
Selain tantangan geografis, manajemen logistik di fasyankes juga menghadapi tantangan dalam pengendalian penggunaan material, pemilihan pemasok, dan merek barang. Salah satu faktor penting yang harus diperhatikan adalah efisiensi penggunaan material karena dalam sistem pembayaran paket InaCBG, rawat jalan per kunjungan, dan kapitasi bahwa nilai klaim yang dibayarkan BPJS Kesehatan tidak dipengaruhi oleh jenis obat atau material yang digunakan. Artinya, fasyankes harus bisa mengelola logistik secara efektif dan efisien agar biaya yang dikeluarkan tidak melebihi nilai klaim yang diterima.
Pada praktiknya, terdapat beberapa poin penting yang harus diperhatikan dalam pengelolaan penggunaan dan pemilihan material, yaitu efisiensi jumlah pemakaian, efektivitas pemilihan material, dan pemilihan pemasok.
Dalam upaya efisiensi jumlah pemakaian, Fasyankes harus memastikan bahwa penggunaan obat dan material lain sesuai dengan kebutuhan medis pasien, tanpa terjadi pemborosan. Penggunaan obat-obatan dan material yang berlebihan dapat menggerus keuntungan fasyankes, mengingat pembayaran dari BPJS Kesehatan bersifat tetap sesuai paket diagnosa, prosedur, dan kondisi pasien pada sistem InaCBG, sistem paket rawat jalan per kunjungan dan sistem kapitasi per peserta. Meskipun terdapat beberapa kasus yang dapat dilakukan top-up penambahan tagihan klaim, namun tetap saja upaya efisiensi terus harus dilakukan mengingat risiko uncertainty dan peningkatan harga sumber daya.
Pemilihan obat, material, dan alat kesehatan harus didasarkan pada kriteria kualitas yang memadai namun tetap memperhatikan aspek biaya. Penggunaan obat generik dan material dengan harga lebih terjangkau namun berkualitas harus menjadi prioritas utama, tanpa mengorbankan keselamatan pasien. Dalam hal ini, kebijakan pengadaan melalui e-catalog BPJS Kesehatan menjadi alat penting untuk memastikan efisiensi dalam biaya pengadaan barang.
Fasyankes juga harus cermat dalam memilih pemasok yang dapat memberikan harga kompetitif, jaminan kualitas, dan lead time yang singkat. Dalam beberapa kasus, fasyankes mungkin perlu mempertimbangkan diversifikasi pemasok untuk mengurangi risiko ketergantungan pada satu pemasok dan meminimalkan keterlambatan pengiriman.
- Manajemen Arus Kas dalam Pengendalian Logistik
Potensi risiko klaim, risiko fluktuasi margin, dan risiko melesetnya waktu penerimaan pencairan dalam sistem pembayaran klaim dari BPJS Kesehatan patut diperhatikan. Terutama terkait adanya masa waktu yang cukup panjang antara tanggal dilakukannya pelayanan dimana telah terjadi biaya dan tanggal diterimanya pembayaran, menjadi tantangan utama dalam manajemen logistik. Fasyankes harus tetap membayar pemasok tepat waktu, sementara pendapatan dari klaim tidak dapat dijamin 100% bahwa akan dibayarkan tepat waktu dan pada besaran nilai klaim yang diajukan. Oleh karena itu, manajemen arus kas yang baik menjadi sangat penting.
Pendekatan cash flow forecasting atau proyeksi arus kas yang komprehensif dapat membantu fasyankes mengidentifikasi kapan kebutuhan likuiditas tinggi muncul dan bagaimana mengatasinya. Dengan proyeksi yang akurat, fasyankes dapat mempersiapkan dana cadangan atau melakukan negosiasi dengan pemasok terkait termin pembayaran yang lebih fleksibel. Selain itu, pengendalian stok yang efisien dapat mengurangi kebutuhan pengeluaran besar untuk pengadaan logistik, terutama pada saat arus kas menipis.
- Pemanfaatan Teknologi dalam Optimalisasi Logistik
Untuk mengatasi tantangan dalam manajemen logistik, teknologi memainkan peran penting. Sistem informasi yang terintegrasi memungkinkan fasyankes untuk mengelola stok, pemesanan, dan pengiriman barang secara lebih efisien. Sistem Inventory Management yang terhubung langsung dengan data pasien dan tren penyakit dapat membantu fasyankes memprediksi kebutuhan logistik secara lebih akurat. Dengan demikian, pengadaan barang dapat dilakukan lebih tepat waktu dan efisien, tanpa harus menimbulkan kelebihan atau kekurangan stok.
Selain itu, penggunaan platform digital untuk memantau pengiriman barang secara real-time dapat membantu fasyankes memitigasi risiko keterlambatan pengiriman, terutama untuk daerah-daerah yang sulit diakses. Dengan pemanfaatan teknologi yang tepat, fasyankes dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual yang rentan terhadap kesalahan.
Kesimpulan
Manajemen logistik dalam fasyankes di Indonesia menghadapi berbagai tantangan, terutama terkait akses pengiriman, lead time, serta pengendalian penggunaan dan pemilihan material. Kondisi geografis yang beragam, kontur daerah yang sulit dijangkau, serta distribusi yang tidak merata memerlukan strategi logistik yang adaptif dan berbasis teknologi. Selain itu, efisiensi dalam penggunaan material dan pemilihan pemasok menjadi kunci penting untuk menjaga keseimbangan antara kualitas layanan kesehatan dan pengelolaan biaya, terutama dalam sistem pembayaran InaCBG dan kapitasi yang tidak terpengaruh oleh jenis material yang digunakan. Dengan manajemen kas yang baik, perencanaan logistik yang matang, serta pemanfaatan teknologi, fasyankes dapat menjaga keberlangsungan operasionalnya di tengah tantangan yang ada.
Â
Widiyas Hidhayanto
widiyas_hid@yahoo.com
Principal Consultant WIDINA management
Strategy, Costing, Finance, Accounting, Operation, Kaizen-Lean, Marketing, Information System
Â
NEXT EVENTS