STRATEGI PREVENTIF DAN KURATIF dalam Mengelola Perbedaan Perspektif Kesuksesan Implementasi Sistem Informasi Rumah Sakit antara Pengguna, Manajemen RS, dan Vendor
Ketidakmampuan untuk mengantisipasi dan menangani perbedaan perspektif antara pengguna, rumah sakit, dan vendor penyedia/pengembang sistem informasi dapat menimbulkan berbagai masalah yang signifikan. Jika tidak ditangani dengan baik, masalah ini dapat menghambat kesuksesan implementasi Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS), mengakibatkan kegagalan proyek secara keseluruhan, bahkan dapat berpengaruh pada kinerja, mutu layanan, dan citra rumah sakit. Artikel ini mengurai mengenai masalah, akibat, dan strategi penanganan terhadap kemungkinan adanya perbedaan perspektif tentang kesuksesan implementasi sistem informasi rumah sakit antara pengguna, manajemen rumah sakit, dan vendor. (Widiyas Hidhayanto, 2024)
Masalah yang Muncul
- Ketidakpuasan Pengguna:
- Jika perspektif dan kebutuhan pengguna tidak dipertimbangkan, mereka mungkin merasa bahwa sistem tidak memenuhi harapan mereka. Bahkan justru malah menjadi berpotensi menimbulkan anggapan bahwa di saat akan implementasi sustu sistem baru akan menjadi tambahan pekerjaan baru untuk berajar dan beradaptasi dengan sistem yang baru. Hal ini dapat menyebabkan ketidakpuasan, resistensi terhadap perubahan, dan penggunaan sistem yang tidak optimal. Pengguna yang merasa tidak puas mungkin enggan menggunakan sistem secara efektif, yang pada akhirnya dapat mengurangi efisiensi operasional rumah sakit.
- Masalah Operasional di Rumah Sakit:
- Jika manajemen rumah sakit tidak mengantisipasi kebutuhan pengguna dan vendor, mereka mungkin menghadapi masalah operasional yang signifikan. Misalnya, sistem yang tidak terintegrasi dengan baik dapat menyebabkan gangguan dalam alur kerja dan penurunan kualitas layanan. Selain itu, kurangnya dukungan dari manajemen dapat memperburuk resistensi dari pengguna dan menyebabkan masalah dalam manajemen perubahan.
- Kendala Teknis dan Kustomisasi:
- Jika vendor tidak memahami kebutuhan spesifik rumah sakit dan pengguna, mereka mungkin mengembangkan sistem yang tidak sesuai atau tidak dapat diintegrasikan dengan baik dengan infrastruktur yang ada. Ini dapat menyebabkan masalah teknis yang berkelanjutan, downtime yang sering, dan kebutuhan untuk kustomisasi yang mahal dan memakan waktu. Selain itu, vendor mungkin tidak dapat merespons dengan cepat terhadap masalah yang muncul, yang dapat mengakibatkan ketidakpuasan dari rumah sakit dan pengguna.
Akibat dari Masalah yang Tidak Ditangani
- Penurunan Efisiensi dan Produktivitas:
- Ketidakpuasan pengguna dan masalah operasional dapat mengakibatkan penurunan motivasi, efisiensi dan produktivitas di rumah sakit. Proses yang seharusnya menjadi lebih cepat dan efisien dengan adanya SIRS malah menjadi terhambat, dan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas manual mungkin tidak berkurang.
- Kualitas Layanan yang Menurun:
- Masalah teknis dan gangguan operasional dapat berdampak negatif pada kualitas layanan yang diberikan kepada pasien. Waktu tunggu yang lebih lama, kesalahan dalam pencatatan data pasien, dan ketidakmampuan untuk mengakses informasi dengan cepat dapat mengurangi kepuasan pasien dan menurunkan reputasi rumah sakit.
- Biaya yang Meningkat:
- Kebutuhan untuk melakukan kustomisasi tambahan, pemeliharaan berkelanjutan, dan perbaikan masalah teknis dapat meningkatkan biaya secara signifikan. Jika perbedaan perspektif tidak ditangani dengan baik, rumah sakit mungkin harus mengeluarkan biaya tambahan untuk menyelesaikan masalah yang seharusnya bisa diantisipasi sejak awal.
- Kegagalan Proyek:
-
- Dalam skenario terburuk, kegagalan untuk mengelola perbedaan perspektif secara holistik dapat mengakibatkan kegagalan proyek implementasi SIRS secara keseluruhan. Rumah sakit mungkin harus menghentikan proyek, yang tidak hanya akan mengakibatkan kerugian finansial yang besar tetapi juga dapat mengganggu operasional rumah sakit dan merusak kepercayaan stakeholder.
Strategi Antisipasi untuk Mengatasi Perbedaan Perspektif
- Pendekatan Kolaboratif:
- Melibatkan semua pihak yang berkepentingan—pengguna, manajemen rumah sakit, dan vendor—dalam setiap tahap implementasi SIRS sangat penting. Melakukan pertemuan rutin untuk mendiskusikan kebutuhan, tantangan, dan kemajuan proyek dapat membantu memastikan bahwa semua perspektif dipertimbangkan dan diakomodasi.
- Komunikasi yang Efektif:
- Memastikan komunikasi yang transparan dan terbuka antara semua pihak adalah kunci untuk mengatasi perbedaan perspektif. Informasi harus disampaikan dengan jelas dan tepat waktu untuk menghindari miskomunikasi dan memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai tujuan dan harapan proyek.
- Pengembangan Sistem yang Fleksibel:
- Vendor harus mengembangkan sistem yang fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan spesifik masing-masing rumah sakit. Ini termasuk memastikan bahwa sistem dapat diintegrasikan dengan infrastruktur yang ada dan mudah untuk dikustomisasi sesuai kebutuhan yang berubah.
- Pelatihan dan Dukungan Berkelanjutan:
- Menyediakan program pelatihan yang komprehensif dan dukungan teknis berkelanjutan sangat penting untuk memastikan bahwa pengguna merasa nyaman dan percaya diri dalam menggunakan sistem. Dukungan yang cepat dan efektif juga diperlukan untuk mengatasi masalah teknis yang mungkin muncul.
- Manajemen Perubahan yang Proaktif:
- Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi manajemen perubahan yang proaktif dapat membantu mengatasi resistensi dan memastikan bahwa transisi ke sistem baru berjalan dengan lancar. Ini termasuk melibatkan pengguna dalam proses perubahan, menyediakan pelatihan yang tepat, dan mengomunikasikan manfaat dari sistem baru secara jelas.
Kesimpulan
Kesuksesan implementasi Sistem Informasi Rumah Sakit dalam transformasi digital sangat bergantung pada kemampuan untuk mengelola perbedaan perspektif antara pengguna, rumah sakit, dan vendor secara holistik. Setiap perspektif memiliki indikator sukses dan tantangan tersendiri yang perlu diantisipasi dan ditangani dengan strategi yang tepat. Dengan pendekatan yang kolaboratif, komunikasi yang efektif, sistem yang fleksibel, pelatihan yang berkelanjutan, dan manajemen perubahan yang proaktif, rumah sakit dapat berhasil dalam mengimplementasikan SIRS dan mencapai tujuan transformasi digital mereka. Mengatasi perbedaan perspektif ini tidak hanya akan meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan tetapi juga akan memastikan keberhasilan jangka panjang dari proyek implementasi SIRS.
Â
Widiyas Hidhayanto
widiyas_hid@yahoo.com
Principal Consultant WIDINA management
Strategy, Costing, Finance, Accounting, Operation, Kaizen-Lean, Marketing, Information System
NEXT EVENTS
